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Traitement archivistique
Chaque fonds forme une entité. Les archives sont l’ensemble indissociable des documents de preuve et de mémoire d’une personne physique ou morale. Les documents sont conservés, inventoriés et signalés dans une base de données en ligne en tenant compte de la personnalité de l’auteur et de la diversité de ses centres d’intérêts.
Classement
Le plan de classement permet l’identification et le regroupement d’éléments semblables de par leurs caractéristiques communes de fonction, sujet, nature, structure ou contenu. Il s’ordonne le plus souvent de façon thématique, topographique et par artiste.
Conservation
Les éléments nuisibles au papier sont retirés (agrafes, épingles, scotch…). Les dossiers (documents textuels) sont reconditionnés dans des chemises et sous-chemises au pH neutre. Les photographies, qui nécessitent une conservation appropriée, sont classées dans des pochettes en polyester transparentes au pH neutre, puis dans des classeurs prévus à cet effet. Les images fixes et mobiles, archives orales et sonores sont conservées à l’abri de la lumière et de la poussière dans un local spécifique.
Outils documentaires, ressources numériques sur place
Pour faciliter les premières étapes de la recherche et présenter les fonds aux utilisateurs, différents outils sont élaborés à partir des archives en fonction de leur intérêt ou de leur spécificité : état sommaire, inventaire, compilations thématiques, recueil d’écrits par nom de critique d’art, répertoire numérique…
Signalement en ligne
Les archives, tous types de supports confondus, sont conservées, inventoriées, décrites et référencées dans la Base des fonds d’archives en tenant compte de la personnalité de l’auteur et de la diversité de ses centres d’intérêts.
Consultation
Les fonds d’archives sont conservés en réserve et communiqués sur demande.
